Čuvanje računovodstvene dokumentacije u FBiH i RS: rokovi koje treba znati

Zašto je važno poznavati rokove čuvanja dokumentacije?

Računovodstvena dokumentacija nije važna samo u trenutku knjiženja ili predaje porezne prijave. Fakture, poslovne knjige, obračuni plata, izvještaji i ugovori mogu biti potrebni godinama kasnije tokom porezne kontrole, revizije, sudskog postupka ili provjere podataka o zaposlenima i imovini.

Problem nastaje kada se sva dokumentacija tretira jednako. Neki dokumenti mogu se ukloniti nakon isteka relativno kratkog roka, dok se određene evidencije moraju čuvati trajno.

Rokovi se razlikuju i između Federacije Bosne i Hercegovine i Republike Srpske. Zbog toga računovodstvena agencija treba znati kojem propisu klijent podliježe i prema tome organizovati njegovu arhivu.

Napomena: Podaci u ovom članku zasnivaju se na propisima provjerenim 1. oktobra 2026. Posebni porezni, radni, carinski, arhivski ili drugi propisi mogu za pojedine dokumente odrediti duži rok.

Šta se smatra računovodstvenom dokumentacijom?

Računovodstvena dokumentacija obuhvata mnogo više od ulaznih i izlaznih faktura.

U nju mogu spadati:

• knjigovodstvene isprave;

• ulazne i izlazne fakture;

• bankovni izvodi;

• blagajnički dokumenti;

• obračuni plata i platne liste;

• putni nalozi;

• ugovori;

• popisne liste;

• dokumentacija o osnovnim sredstvima;

• glavna knjiga i dnevnik;

• pomoćne knjige;

• godišnji finansijski izvještaji;

• izvještaji o poslovanju;

• revizorski izvještaji;

• interni računovodstveni akti;

• evidencije povezane s porezima i doprinosima.

Rok čuvanja zavisi od vrste dokumenta, njegove uloge u poslovnim knjigama i propisa koji se primjenjuju na poslovni subjekt.

Rokovi čuvanja dokumentacije u FBiH

Članovi 48. i 49. Zakona o računovodstvu i reviziji u Federaciji BiH propisuju način i rokove čuvanja knjigovodstvenih isprava, poslovnih knjiga, izvještaja i druge dokumentacije.

Dokumentacija koja se čuva trajno

U FBiH se trajno čuvaju:

• platne liste ili analitičke evidencije o plaćama povezane s plaćanjem doprinosa;

• kupoprodajni ugovori na osnovu kojih su stečene nekretnine;

• godišnji računovodstveni obračuni;

• finansijski izvještaji;

• konsolidovani finansijski izvještaji;

• izvještaji o izvršenoj reviziji;

• interni akti koji utiču na finansijsko poslovanje.

Ovu dokumentaciju ne treba uključivati u redovni postupak uklanjanja stare arhive.

Dokumentacija koja se čuva najmanje deset godina

Najmanje deset godina čuvaju se:

• glavna knjiga;

• dnevnik;

• knjigovodstvene isprave na osnovu kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu;

• izvještaj o poslovanju, u originalnom obliku.

U ovu grupu u praksi spada veliki dio dokumentacije na osnovu koje su izvršena knjiženja u glavnoj knjizi.

Dokumentacija koja se čuva najmanje pet godina

Najmanje pet godina čuvaju se:

• pomoćne knjige;

• knjigovodstvene isprave na osnovu kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige.

Revizorska društva također čuvaju najmanje pet godina dokumentaciju na osnovu koje je obavljena revizija, računajući od poslovne godine na koju se revizija odnosi.

Dokumentacija koja se čuva dvije godine

Dvije godine čuvaju se:

• pomoćni obračuni;

• prodajni blokovi;

• kontrolni blokovi;

• druga slična pomoćna dokumentacija.

Prije uklanjanja ovih dokumenata ipak treba provjeriti jesu li istovremeno važni za neku drugu evidenciju ili postupak za koji je određen duži rok.

Rokovi čuvanja dokumentacije u Republici Srpskoj

U Republici Srpskoj od 1. januara 2026. primjenjuje se novi Zakon o računovodstvu i reviziji, objavljen u „Službenom glasniku Republike Srpske“, broj 115/25.

Članovi 40. i 41. uređuju čuvanje knjigovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i finansijskih izvještaja.

Dokumentacija koja se čuva trajno

U Republici Srpskoj trajno se čuvaju:

• platne liste i analitičke evidencije o platama;

• isprave kojima se dokazuje vlasništvo i vlasnički odnosi na nepokretnostima;

• isprave kojima se dokazuje vlasništvo i vlasnički odnosi na hartijama od vrijednosti;

• finansijski izvještaji, u originalnom obliku;

• izvještaji o izvršenoj reviziji, u originalnom obliku.

Dokumentacija koja se čuva najmanje deset godina

Najmanje deset godina čuvaju se:

• dnevnik;

• glavna knjiga;

• pomoćne knjige;

• godišnji izvještaj o poslovanju, u originalnom obliku.

Za razliku od FBiH, gdje je za pomoćne knjige propisan rok od najmanje pet godina, novi zakon u Republici Srpskoj propisuje da se i pomoćne knjige čuvaju najmanje deset godina.

Knjigovodstvene isprave koje se čuvaju najmanje pet godina

Knjigovodstvene isprave na osnovu kojih su podaci uneseni u poslovne knjige čuvaju se najmanje pet godina.

Ako neki drugi propis za određenu vrstu dokumenta propisuje duži rok, primjenjuje se taj duži rok.

To znači da se faktura, ugovor ili drugi dokument ne smije automatski ukloniti nakon pet godina bez provjere njegove namjene i drugih propisa koji se na njega mogu odnositi.

Kratko poređenje rokova u FBiH i RS

Ova tabela predstavlja praktičan pregled osnovnih rokova. Prije uklanjanja dokumentacije potrebno je provjeriti puni sadržaj primjenjivog propisa i eventualna posebna pravila.

Od kojeg trenutka se računa rok čuvanja?

Rok se ne računa jednostavno od datuma izdavanja svakog pojedinačnog dokumenta.

U FBiH rok počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige i u koje su podaci iz isprava uneseni.

U Republici Srpskoj rok za knjigovodstvene isprave počinje teći nakon isteka posljednjeg dana obračunskog perioda na koji se odnose poslovne knjige. Rokovi za poslovne knjige i godišnji izvještaj o poslovanju počinju teći nakon posljednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.

Zato je prilikom arhiviranja važno zabilježiti:

• poslovnu godinu;

• obračunski period;

• knjigu u koju je dokument evidentiran;

• propisani rok čuvanja;

• datum nakon kojeg se može razmatrati uklanjanje dokumenta.

Samo datum koji se nalazi na fakturi nije uvijek dovoljan za pravilno određivanje roka.

Da li je dovoljna digitalna kopija?

Propisi u oba entiteta omogućavaju čuvanje određenih knjigovodstvenih isprava u elektronskom obliku, ali to ne znači da je svaka fotografija ili skenirana kopija automatski dovoljna.

U FBiH knjigovodstvene isprave mogu se čuvati:

• u izvornom materijalnom obliku;

• kao elektronski zapis;

• na mikrofilmu.

Ako se poslovne knjige vode na računaru, uz podatke se mora sačuvati i aplikativni softver potreban da bi podaci ostali dostupni kontroli.

U Republici Srpskoj knjigovodstvene isprave mogu se čuvati:

• u izvornom materijalnom obliku;

• u elektronskom obliku;

• kao elektronski zapis;

• na mikrofilmu.

Ako se poslovne knjige vode elektronski, ovlaštenim organima mora biti omogućen pristup centralnoj bazi podataka radi provođenja kontrole.

Prije uništavanja papirnog originala potrebno je provjeriti:

• je li elektronski dokument vjerodostojan i čitljiv;

• može li se utvrditi njegovo porijeklo;

• može li se dokument pronaći i prikazati tokom kontrole;

• postoji li sigurnosna kopija;

• zahtijeva li poseban propis čuvanje originala;

• postoji li dokumentovan postupak digitalizacije i arhiviranja.

Skeniranje dokumenta bez uređenog sistema pohrane nije isto što i pouzdana digitalna arhiva.

Gdje se dokumentacija može čuvati?

Propisi omogućavaju da se računovodstvena dokumentacija i poslovne knjige čuvaju kod pravnog lica ili osobe kojoj je povjereno vođenje poslovnih knjiga.

To je posebno važno kada računovodstvena agencija vodi knjige i čuva dokumentaciju za klijenta.

Ugovor između klijenta i agencije treba jasno odrediti:

• koja strana čuva originale;

• koja strana čuva elektronske kopije;

• gdje se dokumentacija nalazi;

• ko pravi sigurnosne kopije;

• ko može pristupiti dokumentima;

• kako se dokumentacija vraća nakon prestanka saradnje;

• ko prati rokove čuvanja;

• kako se evidentira predaja i preuzimanje dokumentacije.

Najveći problem nije nužno nedostatak dokumenta, nego situacija u kojoj postoje različite kopije, a nije jasno koja je konačna i vjerodostojna verzija.

Duži rok iz drugog propisa ima prednost

Rokovi iz zakona o računovodstvu predstavljaju osnovu, ali nisu uvijek jedini rokovi koje treba provjeriti.

Na isti dokument mogu se odnositi i propisi iz oblasti:

• PDV-a i drugih poreza;

• doprinosa;

• radnih odnosa;

• carinskog poslovanja;

• fiskalizacije;

• arhivske djelatnosti;

• sprečavanja pranja novca;

• vlasništva i stvarnih prava;

• sudskih i upravnih postupaka;

• ugovornih odnosa.

Ako je u toku porezna kontrola, sudski postupak, revizija ili spor, dokumentaciju povezanu s tim postupkom ne treba uklanjati samo zato što je istekao osnovni računovodstveni rok.

Praktično pravilo glasi: kada se na isti dokument primjenjuje više rokova, treba ga čuvati prema najdužem primjenjivom roku.

Najčešće greške pri čuvanju dokumentacije

Svi dokumenti dobiju isti rok

Nije pravilno odrediti da se kompletna arhiva čuva pet ili deset godina bez razvrstavanja. Platne liste, finansijski izvještaji i dokumenti o nekretninama mogu zahtijevati trajno čuvanje.

Rok se računa od datuma fakture

Rok se uglavnom povezuje s obračunskim periodom ili poslovnom godinom u čije su knjige podaci uneseni.

Papirni original se uništi odmah nakon skeniranja

Prije uništavanja originala treba provjeriti vjerodostojnost elektronskog zapisa i zahtjeve drugih propisa.

Dokument postoji, ali ga niko ne može pronaći

Arhiva nije korisna ako dokument nije povezan s odgovarajućim klijentom, periodom i poslovnim događajem.

Dokumentacija ostane kod prethodne agencije

Pri promjeni računovodstvene agencije treba napraviti zapisnik ili drugi jasan pregled predane dokumentacije, poslovnih knjiga, pristupa i elektronskih arhiva.

Stari podaci postoje, ali se više ne mogu otvoriti

Čuvanje elektronske datoteke nema svrhu ako više ne postoji program, pristup ili format potreban za njeno čitanje.

Kako organizovati dokumentaciju prema rokovima čuvanja?

Praktičan sistem arhiviranja treba omogućiti da se za svaki dokument utvrdi:

• kojem klijentu pripada;

• na koji se period odnosi;

• o kojoj vrsti dokumenta je riječ;

• je li sačuvan original ili elektronski zapis;

• gdje se nalazi original;

• koliko dugo se dokument čuva;

• postoji li poseban razlog za produženo čuvanje;

• ko je odgovoran za dokument;

• kada je dokument preuzet ili predan.

Dokumentaciju je korisno podijeliti u najmanje četiri grupe:

1. dokumentacija koja se čuva trajno;

1. dokumentacija koja se čuva najmanje deset godina;

1. dokumentacija koja se čuva najmanje pet godina;

1. dokumentacija s posebnim ili kraćim rokom.

Uništavanje dokumentacije treba provoditi kontrolisano, na osnovu pregleda i odobrenja odgovorne osobe, a ne automatskim brisanjem cijele mape ili poslovne godine.

Kako Obrtnica može pomoći u svakodnevnoj organizaciji?

Obrtnica može pomoći računovodstvenoj agenciji da dokumentaciju tokom svakodnevnog rada poveže s odgovarajućim klijentom, periodom i zadatkom.

Tako agencija može lakše:

• prikupiti dokumente od klijenta;

• uočiti šta nedostaje;

• zadržati pregled komunikacije;

• povezati dokument s konkretnim obračunom ili obavezom;

• organizovati primopredaju pri dolasku ili odlasku klijenta;

• pronaći dokument kada je potreban za kontrolu ili naknadnu provjeru.

Važno je napraviti razliku između operativnog upravljanja dokumentima i zakonske arhive. Korištenje Obrtnice olakšava organizaciju i razmjenu, ali poslovni subjekt i računovodstvena agencija i dalje trebaju utvrditi vlastita pravila arhiviranja, sigurnosnih kopija, pristupa i čuvanja originala.

Kontrolna lista za računovodstvenu agenciju

Provjerite jeste li za svakog klijenta definisali:

• propise koji se primjenjuju na klijenta;

• vrste dokumentacije koje nastaju u njegovom poslovanju;

• rok čuvanja za svaku vrstu dokumenta;

• dokumentaciju koja se čuva trajno;

• mjesto čuvanja papirnih originala;

• mjesto čuvanja elektronskih zapisa;

• način pravljenja sigurnosnih kopija;

• osobe koje imaju pristup dokumentaciji;

• postupak predaje dokumentacije;

• postupak nakon prestanka saradnje;

• način odobravanja uklanjanja dokumentacije;

• dokumente koji se zbog kontrole ili spora moraju čuvati duže.

Uredna arhiva nije samo zakonska obaveza

Dobro organizovana dokumentacija štedi vrijeme računovodstvenoj agenciji i njenim klijentima. Kada je svaki dokument povezan s klijentom, periodom i odgovarajućim rokom čuvanja, lakše ga je pronaći, provjeriti i dostaviti nadležnom organu.

Najsigurniji pristup nije čuvati sve bez reda niti brisati sve nakon jednog unaprijed određenog roka. Dokumentaciju treba razvrstati, provjeriti koji se propisi na nju odnose i sačuvati je u obliku koji će ostati dostupan i čitljiv tokom cijelog propisanog perioda.

Pravni izvori

• Federalno ministarstvo finansija – Zakon o računovodstvu i reviziji u FBiH, posebno članovi 48. i 49.

• Narodna skupština Republike Srpske – Zakon o računovodstvu i reviziji Republike Srpske, „Službeni glasnik RS“, broj 115/25

• Ministarstvo finansija Republike Srpske – obavještenje o primjeni novog zakona od 1. januara 2026.

• Uprava za indirektno oporezivanje BiH – propisi iz oblasti PDV-a