Najčešće greške u KUF-u, KIF-u i PDV prijavi — i kako ih pronaći prije predaje

Zašto se KUF, KIF i PDV prijava moraju provjeravati zajedno?

Knjiga ulaznih faktura — KUF, knjiga izlaznih faktura — KIF i PDV prijava predstavljaju tri povezana dijela istog poreznog obračuna.

KUF sadrži podatke o nabavkama, dobavljačima, iznosima ulaznog PDV-a i pravu na njegov odbitak. KIF prati izvršene isporuke, kupce, porezne osnovice i obračunati izlazni PDV. PDV prijava sažima podatke iz tih evidencija i drugih relevantnih dokumenata za jedan porezni period.

KUF i KIF zato ne treba posmatrati kao dvije odvojene tabele. Njihovi podaci moraju biti usklađeni s fakturama, knjiženjima, carinskim dokumentima, evidencijama o avansima i iznosima koji se prenose u PDV prijavu.

Porezni period za PDV u Bosni i Hercegovini je jedan kalendarski mjesec. Prijava se podnosi, a utvrđena obaveza plaća, najkasnije do 10. dana narednog mjeseca. Prije predaje potrebno je potvrditi da prijava obuhvata sve relevantne poslovne događaje iz odgovarajućeg perioda.

Šta sadrže KUF i KIF?

U KUF-u se, između ostalog, evidentiraju:

• broj i datum fakture;

• naziv i identifikacioni podaci dobavljača;

• vrijednost fakture bez PDV-a;

• ukupna vrijednost fakture;

• ukupni ulazni PDV;

• ulazni PDV koji se može odbiti;

• ulazni PDV koji se ne može odbiti.

U KIF-u se evidentiraju podaci o izdatim fakturama, uključujući:

• broj i datum fakture;

• naziv i identifikacione podatke kupca, kada se oni upisuju;

• ukupan iznos fakture;

• vrijednost izvoza i drugih oslobođenih isporuka;

• poreznu osnovicu;

• obračunati izlazni PDV;

• naknadne ispravke, avanse i druge promete koji utiču na PDV obračun.

Ako računovodstveni sistem već osigurava sve propisane podatke, evidencije se mogu voditi elektronski. Bez obzira na format, podaci moraju biti potpuni, provjerljivi i povezani s odgovarajućom dokumentacijom.

Faktura nedostaje ili je evidentirana dva puta

Jedna od najčešćih grešaka nastaje kada faktura stigne na više načina. Dobavljač je, na primjer, može poslati e-mailom, a klijent je kasnije ponovo dostavi računovodstvenoj agenciji.

Ako se oba primjerka evidentiraju, nabavka i ulazni PDV bit će iskazani dvostruko. Suprotan problem nastaje kada faktura nije dostavljena, ostane u neobrađenoj dokumentaciji ili se greškom preskoči.

Prije zaključivanja KUF-a provjerite postoje li dokumenti s istom kombinacijom:

• dobavljača;

• broja fakture;

• datuma;

• ukupnog iznosa.

Kod KIF-a provjerite kontinuitet brojeva izlaznih faktura. Nedostajući broj ne mora automatski značiti da nedostaje promet, ali mora postojati objašnjenje: storniranje, neuspjelo izdavanje, druga prodajna jedinica ili drugi opravdan razlog.

Bankovni izvod može pomoći u pronalasku nedostajućih transakcija, ali sama uplata nije zamjena za propisanu poreznu fakturu ili drugi odgovarajući dokument na osnovu kojeg se ostvaruje pravo na odbitak ulaznog PDV-a.

Dokument je evidentiran u pogrešnom poreznom periodu

Datum prijema dokumenta, datum fakture, datum isporuke i datum plaćanja ne moraju uvijek imati isti porezni značaj.

Kod izlaznog PDV-a obaveza može nastati isporukom dobara ili pružanjem usluge, izdavanjem fakture ili prijemom avansa — zavisno od toga koji je relevantan događaj nastao prvi. Kod periodičnih usluga potrebno je obratiti pažnju i na period na koji se faktura odnosi.

Kod ulaznog PDV-a treba potvrditi da su ispunjeni uslovi za odbitak i da postoji propisana dokumentacija. Zato fakturu ne treba automatski uključiti u period samo prema datumu kada je stigla u računovodstvo.

Posebno provjerite dokumente izdane krajem mjeseca, fakture koje su naknadno dostavljene, avansne fakture i ispravke iz prethodnih perioda.

Poreska faktura nema sve potrebne podatke

Prije korištenja ulaznog PDV-a potrebno je provjeriti ispravnost fakture.

Poreska faktura treba sadržavati propisane podatke, među kojima su:

• naziv, adresa i identifikacioni broj dobavljača;

• mjesto i datum izdavanja;

• broj fakture;

• datum isporuke;

• podaci o kupcu;

• opis, količina i cijena dobara ili usluga;

• vrijednost bez PDV-a;

• primijenjena stopa i iznos PDV-a;

• ukupan iznos s PDV-om.

Ako se PDV ne obračunava, na fakturi treba biti naveden odgovarajući pravni osnov kada je to propisano.

Posebno obratite pažnju na pogrešan PDV broj, fakturu izdanu pogrešnom pravnom licu, neslaganje naziva kupca i nedostajući datum isporuke. Takav dokument ne treba prešutno prihvatiti. Potrebno je od dobavljača zatražiti ispravku ili odgovarajući zamjenski dokument.

Istovremeno, nije svako prazno polje u KIF-u greška. Na primjer, identifikacioni broj kupca ne upisuje se na isti način kod prodaje krajnjim potrošačima i kod određenih isporuka inostranim kupcima.

Porezna osnovica i PDV nisu pravilno izračunati

U Bosni i Hercegovini primjenjuje se jedinstvena stopa PDV-a od 17%. Ipak, greške u izračunu mogu nastati zbog:

• pogrešne osnovice;

• popusta koji nije pravilno uračunat;

• ručnog prepisivanja iznosa;

• pogrešnog zaokruživanja;

• naknadne promjene cijene;

• djelimičnog storna;

• knjižne obavijesti ili povrata robe.

Provjerite da li odnos osnovice, PDV-a i ukupnog iznosa odgovara dokumentu. Razlika od nekoliko feninga može nastati zbog načina zaokruživanja, ali svaka razlika treba biti objašnjiva i dosljedno evidentirana.

Posebno treba pregledati fakture s više stavki, popustima i korekcijama, jer jednostavna kontrola ukupnog iznosa ponekad neće otkriti pogrešno obračunatu pojedinačnu stavku.

Odbijen je PDV za koji ne postoji pravo na odbitak

Činjenica da je PDV iskazan na primljenoj fakturi ne znači automatski da se može u cijelosti odbiti.

Pravo na odbitak zavisi od namjene nabavke, djelatnosti poreznog obveznika, ispravnosti dokumentacije i posebnih ograničenja propisanih Zakonom o PDV-u. Posebnu pažnju zahtijevaju:

• nabavke koje nisu povezane s poslovnom djelatnošću;

• privatna ili vanposlovna upotreba;

• određeni troškovi reprezentacije i smještaja;

• putnička vozila, gorivo, održavanje i povezani troškovi, osim kada su ispunjeni zakonski izuzeci;

• nabavke povezane s oslobođenim prometom;

• djelatnosti kod kojih se primjenjuje srazmjerni odbitak.

KUF razlikuje ukupni ulazni PDV, dio koji se može odbiti i dio koji se ne može odbiti. Ako se cjelokupan PDV automatski prenese u odbitni dio, obaveza u PDV prijavi može biti neopravdano umanjena.

Neodbitni dio PDV-a može uticati i na podatke o krajnjoj potrošnji, pa ga nije dovoljno samo izostaviti iz odbitka.

Oporezivi, oslobođeni i izvozni promet nisu pravilno razvrstani

Nije svaki izlazni račun potrebno prikazati na isti način.

Potrebno je razlikovati:

• oporezive isporuke;

• izvoz;

• isporuke oslobođene PDV-a;

• promet za koji je mjesto oporezivanja izvan BiH;

• interne i vanposlovne promete;

• promete prema licima koja nisu registrovana za PDV.

Pogrešna klasifikacija može dovesti do toga da je ukupan promet tačan, ali se nalazi u pogrešnom polju PDV prijave.

Poseban rizik postoji kada se oslobođeni promet i izvoz tretiraju jednako ili kada se račun bez obračunatog PDV-a automatski smatra izvozom. Za svaku takvu transakciju treba provjeriti njenu prirodu, mjesto prometa i dokumentaciju koja potvrđuje primijenjeni porezni tretman.

Avansi, storna i knjižne obavijesti nisu pravilno povezani

Avans može stvoriti obavezu obračuna PDV-a prije izdavanja konačne fakture. Kada se kasnije izda konačna faktura, potrebno je pravilno povezati i stornirati ranije evidentirani avans kako isti promet ne bi bio obračunat dva puta.

Slične greške nastaju kod:

• povrata robe;

• odobrenih rabata nakon izdavanja fakture;

• naknadne promjene cijene;

• storna cijele fakture;

• djelimičnog storna;

• ispravke pogrešno obračunatog PDV-a.

Svaka korekcija treba imati osnovni dokument, dokument ispravke i jasnu vezu između njih. Nije dovoljno samo promijeniti iznos na prvobitnom knjiženju ako time nestaje trag o tome šta je ispravljeno i zašto.

Uvoz i usluge dobavljača iz inostranstva su izostavljeni

Podaci o uvozu ne prenose se u PDV prijavu na isti način kao domaće ulazne fakture.

Kod uvoza je potrebno provjeriti:

• carinsku dokumentaciju;

• osnovicu utvrđenu pri uvozu;

• iznos obračunatog PDV-a;

• dokaz da je uvozni PDV plaćen;

• porezni period u kojem su ispunjeni uslovi za odbitak.

Vrijednost uvoza i plaćeni uvozni PDV prikazuju se odvojeno od redovnih domaćih nabavki i ulaznog PDV-a.

Dodatnu pažnju zahtijevaju usluge primljene od lica koje nema sjedište u BiH. Zavisno od vrste usluge i mjesta prometa, primalac može imati obavezu obračuna i plaćanja PDV-a. Takve transakcije nije dovoljno evidentirati samo kao običan trošak dobavljača.

Posebna pravila mogu se odnositi i na građevinarstvo, poljoprivrednu paušalnu naknadu i druge posebne režime. Te stavke treba odvojeno označiti i provjeriti prije sastavljanja prijave.

Polja krajnje potrošnje 32, 33 i 34 nisu pravilno popunjena

Polja 32, 33 i 34 PDV prijave odnose se na krajnju potrošnju u:

• Federaciji Bosne i Hercegovine;

• Republici Srpskoj;

• Brčko distriktu BiH.

U njih se, između ostalog, mogu uključivati podaci o PDV-u obračunatom licima koja nisu registrovana za PDV, neodbitnom ulaznom PDV-u, vanposlovnoj potrošnji, internim fakturama i određenim ispravkama ulaznog PDV-a.

Česta greška je da se krajnja potrošnja rasporedi prema adresi kupca bez provjere pravila o mjestu prometa. Kod dobara i usluga mjesto krajnje potrošnje ne određuje se uvijek na isti način.

Ako obveznik ima poslovne jedinice u više dijelova BiH, potrebno je utvrditi na koju se poslovnu jedinicu konkretna nabavka ili promet odnosi. Podatak može biti potvrđen sadržajem fakture i načinom računovodstvenog praćenja troškova poslovne jedinice.

Ova polja ne treba ostavljati za kraj bez pripremljene analitike. Njihovo pravilno popunjavanje zavisi od podataka koji se moraju pratiti već prilikom knjiženja dokumenta.

Zbirovi KUF-a i KIF-a nisu usklađeni s PDV prijavom

PDV prijava se ne popunjava jednostavnim prenošenjem jednog ukupnog iznosa iz KUF-a i jednog iz KIF-a. Podaci se razvrstavaju prema vrsti prometa.

Prilikom kontrole treba provjeriti najmanje sljedeće veze:

• vrijednosti izlaznih isporuka raspoređene su u odgovarajuća polja 11, 12 i 13;

• izlazni PDV odgovara iznosu u polju 51;

• redovne nabavke, uvoz i nabavke od poljoprivrednika razvrstani su u odgovarajuća polja 21, 22 i 23;

• odbitni ulazni PDV iz domaćih nabavki prikazan je u polju 41;

• plaćeni i odbitni PDV pri uvozu prikazan je u polju 42;

• paušalna naknada prikazana je u polju 43 kada je primjenjiva;

• polje 61 odgovara zbiru polja 41, 42 i 43;

• polje 71 odgovara razlici izlaznog i odbitnog ulaznog PDV-a;

• podaci o krajnjoj potrošnji raspoređeni su u polja 32, 33 i 34.

Zbog posebnih vrsta prometa, zbir KIF-a ne mora uvijek biti jednak samo jednom polju PDV prijave. Isto važi i za KUF. Kontrola zato treba objasniti razliku, a ne samo potvrditi da su dva ukupna iznosa jednaka.

Neuobičajena promjena nije dodatno provjerena

Poređenje s prethodnim periodima može otkriti greške koje se ne vide pregledom pojedinačne fakture.

Dodatnu provjeru treba provesti ako se pojavi:

• neočekivano visok ulazni PDV;

• nagli pad izlaznog PDV-a;

• neuobičajeno velik porezni kredit;

• negativna vrijednost bez jasne ispravke;

• veliki promet bez odgovarajućeg izlaznog PDV-a;

• uvoz bez prikazanog uvoznog PDV-a;

• visok iznos PDV-a koji se ne može odbiti;

• značajno odstupanje krajnje potrošnje između FBiH, RS i Brčko distrikta.

Odstupanje ne znači nužno da postoji greška. Može biti posljedica veće nabavke, sezonskog poslovanja, izvoza ili investicije. Ipak, razlog treba utvrditi prije predaje prijave.

Prijava je sačuvana, ali nije stvarno podnesena

Kod elektronske predaje nije dovoljno popuniti i sačuvati prijavu na e-Portalu UIO-a.

Prijava koja je samo sačuvana, ali nije podnesena, ne smatra se predanom. Nakon slanja treba provjeriti status prijave i sačuvati potvrdu ili drugi dokaz o uspješnoj predaji.

Odvojeno provjerite da li je izvršena uplata obaveze iz polja 71, jer predaja prijave i plaćanje PDV-a predstavljaju dvije povezane, ali različite radnje.

Ako 10. dan u mjesecu pada na neradni dan ili postoje tehničke poteškoće na e-Portalu, potrebno je pratiti službena obavještenja UIO-a.

Kontrolna lista prije predaje PDV prijave

Prije konačne predaje provjerite:

• da su evidentirane sve ulazne i izlazne fakture;

• da ne postoje duplikati;

• da su brojevi izlaznih faktura potpuni i objašnjivi;

• da su dokumenti uključeni u odgovarajući porezni period;

• da su podaci o kupcima i dobavljačima tačni;

• da poreske fakture sadrže propisane podatke;

• da su osnovica, PDV i ukupan iznos matematički usklađeni;

• da je odvojeno evidentiran odbitni i neodbitni ulazni PDV;

• da su pravilno obrađeni avansi, storna i naknadne ispravke;

• da su provjereni uvoz i usluge dobavljača iz inostranstva;

• da su oporezivi, izvozni i oslobođeni promet pravilno razvrstani;

• da su popunjena polja krajnje potrošnje;

• da polja PDV prijave odgovaraju analitičkim evidencijama;

• da su objašnjena značajna odstupanja u odnosu na prethodni period;

• da je prijava uspješno podnesena, a obaveza plaćena u roku.

Kako Obrtnica pomaže?

Obrtnica povezuje dokumente, porezne kategorije i računovodstvena knjiženja s Knjigom dobavljača i Knjigom kupaca.

Na osnovu podataka koji su već evidentirani možete pripremiti i preuzeti:

• knjigu ulaznih faktura — KUF;

• knjigu izlaznih faktura — KIF;

• PDV prijavu.

Dokument ostaje povezan s dobavljačem ili kupcem, iznosima i knjiženjem. Tako je lakše vratiti se od ukupnog iznosa u izvještaju do pojedinačne fakture i provjeriti zbog čega je određeni podatak uključen u obračun.

Kada se podaci vode u povezanom sistemu, smanjuje se potreba za prepisivanjem između dokumenata, računovodstvenog programa i odvojenih tabela. Ipak, automatski pripremljen obrazac nije zamjena za završnu računovodstvenu kontrolu.

Prije preuzimanja i predaje potrebno je potvrditi da su dokumenti potpuni, porezne kategorije ispravno odabrane i posebne transakcije pravilno obrađene.

Šta uraditi ako grešku pronađete nakon predaje?

Grešku ne treba ispravljati samo promjenom ranijeg knjiženja bez dokumentovanog traga.

Prvo utvrdite:

• koji dokument ili transakcija je pogrešno evidentirana;

• na koji porezni period se greška odnosi;

• koja polja PDV prijave se mijenjaju;

• da li se povećava ili smanjuje obaveza, kredit ili zahtjev za povrat;

• postoji li odgovarajući dokument ispravke.

E-portal UIO-a omogućava kreiranje izmijenjene ili dodatne PDV prijave na osnovu ranije proknjižene prijave. Izbor odgovarajuće vrste prijave i način ispravke treba uskladiti s prirodom greške i važećim pravilima.

Ako porezni tretman nije jasan, prije izmjene provjerite postupanje s računovođom, poreznim savjetnikom ili nadležnim regionalnim centrom UIO-a.

Završna provjera vrijedi više od naknadne ispravke

Većina problema u PDV prijavi ne nastaje zbog jedne velike greške. Češće je riječ o više manjih propusta: nedostajućem dokumentu, pogrešnom periodu, neodbitnom PDV-u koji je uključen u odbitak ili iznosu prenesenom u pogrešno polje.

Zato je najvažnija dosljedna procedura: prikupiti dokumente, provjeriti KUF i KIF, obraditi posebne transakcije, uskladiti polja PDV prijave i tek tada izvršiti predaju.

Obrtnica pomaže da dokumenti, knjiženja i porezne evidencije ostanu povezani, a završna stručna kontrola osigurava da podaci koji se dostavljaju UIO-u odgovaraju stvarnom poslovanju.