Softver za ulazne fakture: od e-maila do knjiženja, uz kontrolu računovođe

Kraj mjeseca u računovodstvenoj agenciji često izgleda isto. Ulazne fakture stižu na lični e-mail računovođe, kao fotografija u aplikaciji za dopisivanje, u fascikli koju klijent donese petog u mjesecu ili ostanu nepročitane u nečijem inboxu. Svaku od njih neko ručno prepisuje: dobavljača, broj, datume, stavke, PDV. Softver za ulazne fakture treba da skine taj teret s tima, ali ne i da preuzme odluku od računovođe. U ovom vodiču je tok rada koji može uvesti svaka agencija, a zatim i kako ga podržava Obrtnica.

Zašto ulazne fakture zapnu na kraju mjeseca

Problem rijetko nastaje u samom knjiženju. Nastaje ranije:

• Previše kanala. Ista agencija prima fakture e-mailom, preko aplikacija za dopisivanje, poštom i lično. Niko nema potpun pregled onoga što je stiglo.
• Prepisivanje. Podatke koji već postoje u PDF-u neko ponovo kuca u program. To troši vrijeme i otvara prostor za grešku u iznosu, datumu ili broju fakture.
• Previđeni dokumenti. Faktura koja ostane u nečijem inboxu lako se previdi pri pripremi PDV prijave, a otkrije se tek kada klijent pita za nju.
• Duplikati. Ista faktura stigne dva puta, jednom od dobavljača, a drugi put od klijenta, i treba je prepoznati prije nego što se evidentira dvaput.

Digitalizacija ulaznih faktura rješava ove probleme samo ako je uvedete kao dogovoren proces, a ne kao još jedan alat.

Digitalizacija ulaznih faktura u pet koraka

1. Dogovorite jedan kanal za dostavu

Za svakog klijenta dogovorite jednu adresu na koju šalje ili prosljeđuje ulazne fakture. Ako i dobavljači mogu slati direktno na nju, još bolje. Ono što ipak stigne drugim putem, neko iz agencije prosljeđuje na istu adresu. Tako postoji jedno mjesto na kojem se zna šta je stiglo, a šta nije.

2. Tražite PDF, jednu fakturu po dokumentu

Elektronski PDF koji izdaje program dobavljača najlakše se čita. Papirne fakture skenirajte u PDF, jasno i uspravno. Kada je svaka faktura poseban dokument, lakše ih je pregledati i kasnije pronaći.

3. Podaci idu u nacrt, a ne direktno u knjige

Prepoznavanje podataka ima smisla samo ako rezultat završi kao prijedlog. Dobavljač, broj fakture, datumi, stavke i porez trebaju se pojaviti u nacrtu koji neko otvori i provjeri.

4. Računovođa je posljednja kontrola

Prije knjiženja neko provjerava ključne stvari: da li je dobavljač ispravan, da li se iznosi slažu, da li je poreska stopa tačna i da li je faktura već evidentirana. Tek tada dokument ide dalje.

5. Dokument ostaje uz knjiženje

Original treba biti nadohvat ruke iz knjiženja. Kada revizor, inspektor ili klijent pita odakle neki iznos, odgovor ne smije zavisiti od toga ko je fakturu sačuvao i gdje.

Softver za ulazne fakture u praksi: kako to radi Obrtnica

Obrtnica prati isti redoslijed: priprema podatke, a računovođa odlučuje.

Prijem faktura e-mailom. Svaka organizacija u Obrtnici ima svoju adresu za prijem dokumenata, koju vidite u postavkama dolazne pošte. PDF prilozi poslani na tu adresu stižu u Sanduče u modulu Dokumenti. U postavkama birate koju vrstu dokumenata sandučić prima i možete ograničiti od kojih pošiljalaca ili domena prihvata poštu. Na kartici Aktivnost i test vidite da li je poruka primljena, a ako nije, zbog čega, na primjer zato što nije imala PDF prilog.

Upload kada dokument nije stigao e-mailom. PDF možete uploadovati direktno u Biblioteku, u fasciklu ili u Nerazvrstano, i pokrenuti Analiziraj kada želite da Obrtnica iz njega izdvoji podatke.

Prepoznavanje u nacrt. Obrtnica prepoznaje podatke s ulazne fakture: dobavljača, broj računa, datum izdavanja i dospijeća, valutu, stavke i porez. Nacrt preuzima zadani porezni predložak iz postavki Nabavke, a PDV pravilo za pojedinu stavku možete promijeniti. Ako dobavljač ili artikal još ne postoje u vašim podacima, Obrtnica ih kreira tek kada potvrdite obradu.

Upozorenja jasnim riječima. Ako ukupan iznos stavke ne odgovara količini puta cijeni, ako međuzbir i porez ne daju ukupan iznos, ako je datum izdavanja u budućnosti ili je dospijeće prije izdavanja, Obrtnica to prikazuje kao upozorenje uz dokument.

Pregled prije knjiženja. Dokumenti koji čekaju provjeru nalaze se i na listi Za pregled u Biblioteci. Računovođa otvara dokument, ispravlja polja i, ako je tip dokumenta pogrešno prepoznat, mijenja ga i pokreće prepoznavanje ponovo. Zatim dokument obrađuje, a obrada kreira nacrt ulazne fakture u Nabavci. Taj nacrt knjižite vi, kada ste zadovoljni. Bez potvrde vašeg tima ništa ne ulazi u knjige.

Bez dvostrukog unosa. Ako ista faktura stigne ponovo, a već postoji nacrt s istim dobavljačem i brojem fakture, Obrtnica ažurira taj nacrt umjesto da pravi novi. Već proknjiženu fakturu ne mijenja i o tome vas jasno obavještava.

Dokument uz knjiženje. Svaka ulazna faktura ima svoj zapis u Biblioteci, a PDF koji je stigao e-mailom ostaje povezan s njom.

Kontrolna lista za uvođenje u agenciji

• Za prvi mjesec odaberite jednog klijenta koji redovno ima ulazne fakture.
• U postavkama dolazne pošte provjerite da je sandučić podešen za ulazne fakture.
• Pošaljite klijentu adresu i kratko uputstvo: samo PDF, jedna faktura po dokumentu.
• Ako želite, ograničite prijem na poznate pošiljaoce ili domene.
• Dogovorite ko u timu pregleda Sanduče i koliko često, na primjer svaki dan u isto vrijeme.
• Prije PDV roka provjerite da na listi Za pregled nije ostalo ništa iz tog perioda.
• Nakon prvog mjeseca prođite kroz upozorenja i ispravke, pa dopunite uputstvo klijentu.

Česta pitanja

Može li klijent slati fakture e-mailom direktno u program?

Da. Svaka organizacija ima svoju adresu za prijem dokumenata. PDF prilozi poslani na nju stižu u Sanduče, gdje čekaju pregled. Obrtnica prihvata PDF priloge, a ostale formate preskače.

Hoće li softver sam proknjižiti ulazne fakture?

Ne. Obrtnica prepoznaje podatke i priprema nacrt, a računovođa ga pregleda, obrađuje i knjiži. Bez ljudske potvrde ništa ne ulazi u knjige.

Šta s papirnim i skeniranim fakturama?

Skenirajte ih u PDF i pošaljite na istu adresu ili ih uploadujte u Biblioteku. Što je sken jasniji, to je lakše prepoznati podatke, a sve ih ionako provjeravate prije obrade.

Šta digitalizacija dokumentacije mijenja za firmu klijenta?

Klijent ne mora ništa instalirati niti učiti novi program. Dovoljno je da ulazne fakture prosljeđuje na dogovorenu adresu čim stignu, umjesto da ih skuplja do kraja mjeseca.

Pogledajte tok rada na svom primjeru

Saznajte više o modulu Dokumenti ili zakažite demo, pa ćemo zajedno proći put jedne ulazne fakture od e-maila do knjiženja, na primjeru vaše agencije.

Zakaži demo